विकिमीडिया के वर्ष भर कई कार्यक्रम आयोजित होते हैं। क्योंकि ये अधिकतर फाउंडेशन से ग्रांट लेकर किये जाते हैं, इसपर प्रतिभागियों को यात्रा, खानपान और रहने की व्यवस्था पर भुगतान नहीं करना होता है (सामान्यतः)। इसलिये प्रतिभागियों का खर्चा पुनर्भुगतान के रूप में उनको वापिस किया जाता है। इसके लिये वह बिल, आदि जमा करते हैं। ऐसी प्रक्रिया के बावजूद ऐसा भुगतान असीमित नहीं है और ये हर प्रकार के खर्च पर नहीं दिया जाता। ऐसा भुगतान किस-किस स्थिति में किया जाता है/ नहीं किया जाता है उसका विवरण निम्नलिखित है:

किस स्थिति में दिया जाता है

  • सम्मेलन/कार्यक्रम स्थल तक आने-जाने का यात्रा व्यय

किस स्थित में नहीं दिया जाता है